Devenir administrateur indépendant : recommandations et usages pour une bonne prise de mandat

Depuis plusieurs années, le fonctionnement des conseils d’administration et de surveillance évolue positivement. Internationalisation, transparence, éthique, féminisation. Même s’il reste encore d’énormes progrès à faire pour améliorer le rôle de ces organes, il n’en reste pas moins que nous sommes passés de l’ère de la figuration à l’ère de la professionnalisation. Les mandats se complexifient et il est logiquement attendu des administrateurs une véritable implication dans la revue de la stratégie opérationnelle et financière, la gestion des crises, l’anticipation des transformations etc…

De nos jours, et encore plus depuis la crise de 2020, il apparait comme incontournable que l’administrateur du 21e siècle soit un véritable “couteau suisse” capable d’en supporter les contraintes et d’en endosser les responsabilités

Définition de l’administrateur indépendant ?

 

Dans ses travaux, l’IFA a défini l’administrateur indépendant comme étant : “un membre libre d’intérêts et qui contribue, par sa compétence et sa liberté de jugement, à la capacité du Conseil à exercer ses missions. Pour pouvoir être qualifié d’indépendant, le membre du Conseil ne doit pas se trouver dans une situation susceptible d’altérer son indépendance de jugement ou de le placer dans une situation de conflit d’intérêts réel ou potentiel.”

Le Code Afep-Medef précise que « par administrateur indépendant, il faut entendre, non pas seulement administrateur non-exécutif c’est-à-dire n’exerçant pas de fonctions de direction de la société ou de son groupe, mais encore dépourvu de liens d’intérêt particulier (actionnaire significatif, salarié, autre) avec ceux-ci. »

Un administrateur est indépendant quand il n’y a pas de risque de conflit d’intérêt

Parmi les critères formels, sont énumérés ceux qui évitent à l’administrateur indépendant de se placer dans une situation de conflit d’intérêts avec la société considérée ou toute société constitutive du groupe visés :

–  ne pas être ou représenter un actionnaire substantiel ;

–  ne pas être ou représenter, de façon significative, un partenaire commercial (client, fournisseur) ou financier (banquier d’affaires, banquier de financement), une partie prenante, un consultant ;

–  ne pas avoir un lien de parenté proche avec un actionnaire important ou un membre dirigeant ;

–  ne pas être dirigeant mandataire social d’une société dans laquelle la société détient directement ou indirectement un mandat d’administrateur, ou dans laquelle un salarié désigné en tant que tel ou un dirigeant mandataire social de la société (actuel ou l’ayant été depuis moins de cinq ans) détient un mandat d’administrateur ;

–  ne pas avoir de relation salariale ou occuper une fonction exécutive (dirigeant mandataire social, administrateur de sa société mère ou d’une société que celle-ci consolide), et ne pas l’avoir été au cours des cinq années précédentes ;

Sans que cela ne soit un critère formel, il est considéré qu’un administrateur qui siègerait plus de 12 années au sein d’une même société perd sa qualité d’indépendant. C’est pour cette raison qu’il est recommandé aux administrateurs indépendants de ne pas siéger trop longtemps dans le conseil d’une société, pour garder cette hauteur de vue et liberté de parole qui le caractérise. 

Devenir administrateur indépendant : quelles sont les conditions requises ?

 

Avant d’accepter un mandat, il convient inévitablement de se poser la question de la compétence, de la disponibilité et du conflit d’intérêt. Magouvernance met gratuitement à votre disposition des ressources pour évaluer votre capacité à devenir administrateur indépendant et vous informe sur la recherche de mandats. 

Outre des conditions, d’autres critères doivent également être satisfaits :

– Les administrateurs, personnes physiques, doivent satisfaire à la condition de limite d’âge qui est prévue dans les statuts. S’il n’y a pas de règle statutaire, le nombre des administrateurs ayant dépassé 70 ans ne peut être supérieur au tiers des administrateurs en fonction ;

– La capacité civile est requise (majorité, ne pas être sous tutelle/curatelle…)

–  La fonction ne doit pas être incompatible avec les autres activités de l’administrateur (ex : fonctionnaires, commissariat aux comptes, avocat etc…). A titre d’illustration, les commissaires aux comptes ne peuvent pas être nommés administrateurs des sociétés qu’ils contrôlent, moins de 5 années après la cessation de leurs fonctions ;

– Ne pas avoir fait l’objet de condamnations pénales interdisant l’exercice de cette fonction ;

– Ne pas exercer plus de 4 mandats dans d’autres sociétés anonymes, cotées ou non .

La loi n’impose plus que les administrateurs de sociétés françaises revêtent parallèlement la qualité d’actionnaire. 

 

Droits et obligations de l’administrateur indépendant 

 

Le mandat qui est confié par l’assemblée des actionnaires confère à l’administrateur, à titre individuel, un certain nombre de droits et obligations.

Durée du mandat

La durée du mandat peut être fixée par les statuts de l’entreprise, mais la loi impose que la durée ne dépasse pas six années. La durée recommandée par les instances de gouvernance est réduite à quatre ans, tout en sachant que le mandat est renouvelable.

Le mandat est donc toujours à durée déterminée. C’est ce qui lui permet d’avoir une réelle indépendance vis à vis du Président du Conseil et de la direction générale.

L’échelonnement des mandats est organisé de façon à éviter un renouvellement en bloc du Conseil. Le rapport annuel doit donc indiquer précisément les dates de début et d’expiration du mandat de chaque membre de manière à faire apparaître l’échelonnement existant.

Droit d’information

La loi n’a pas prévu d’obligation de communication dans le cadre des conseils de surveillance. Elle doit donc être demandée par les membres auprès du directoire.

Dans le cadre des conseils d’administration, le Président et/ou la Durection générale sont tenus de communiquer à l’administrateur tous les documents nécessaires à l’accomplissement de sa mission.

Obligation de diligence

L’administrateur doit être assidu et le corollaire de cette attente est qu’il :

– doit étudier avec soin les documents fournis pour le besoin de séances ;

– prépare soigneusement chaque séance de Conseil ;

– soit présent ;

– qu’il s’exprime librement et suscite le débat .

Obligation de discrétion

Les informations transmises et débattues au sein du Conseil sont bien souvent confidentielles.  Il est donc interdit à l’administrateur de faire état des sujets abordés et des informations recueillies dans le cadre du mandat.