Nous vivons incontestablement une situation sans précédent depuis la seconde guerre mondiale. La pandémie de COVID-19 qui sévit depuis plusieurs semaines a renversé notre économie mondiale, secoue les entreprises, vulnérabilise individuellement le plus grand nombre d’entre nous.

Heureusement, des ressources existent pour permettre aux entreprises de se projeter vers l’avenir et discerner les lueurs d’opportunité qui vont émerger. Les entreprises qui disposent d’un conseil d’administration ou d’un board, mis en place avant la crise, doivent pouvoir capitaliser sur l’intelligence collective et le soutien de leurs administrateurs.

Dans cette situation, il est évident qu’avoir un board à ses côtés permet d’éviter la précipitation, d’anticiper, d’être plus à l’écoute et d’avoir la possibilité de se projeter.

 

Comment fonctionnent les boards en période de crise?

 

Une récente étude menée par l’IFA en avril 2020, auprès de plusieurs ETI a mis en lumière des perspectives intéressantes et positives.

  • Les entreprises ont activé un plan de continuité (PCA) dans 8 fois sur 10
  • Ce plan a été mis en place dans un délai de 15 jours
  • Les administrateurs sont impliqués 3 fois sur 4 dans la mise en œuvre du plan de continuité

 Pour le moment, il n’y a pas eu d’études menées sur les PME et les startups. Il est donc difficile de savoir si ces entreprises ont pu activer de façon aussi nombreuses un PCA, soit par manque d’informations, soit par manque de temps et de soutien.

 

Qu’est-ce qu’un PCA (Plan de continuité d’activité)?

Un plan de continuité est un processus de mesures visant à assurer, selon divers scénarios de crises, y compris face à des chocs extrêmes, le maintien, le cas échéant de façon temporaire selon un mode dégradé, des prestations de services ou d’autres tâches opérationnelles essentielles ou importantes de l’entreprise, puis la reprise planifiée des activités.

Dans le contexte d’incertitude sur le déroulé du confinement, de la réitération dans les prochains mois de cette crise sanitaire, il n’est donc pas trop tard pour activer ce PCA, même si pour le moment, la plupart des dirigeants pilotent principalement à vue avec des décisions qui évoluent chaque jour.

Par ailleurs, ce PCA est un élément indispensable dans le cadre de l’organisation de la protection des salariés. Le code du travail oblige l’employeur à mettre en place des mesures pour protéger la santé de ses salariés. Le plan de continuité d’activité permet donc de lister ce qui permet à la fois de protéger ses salariés et de maintenir l’activité essentielle de l’entreprise, éventuellement en mode dégradé.

 

Qu’est-ce qu’un plan de reprise d’activité ?

 

Malgré les incertitudes qui pèsent sur la reprise totale des activités, dans 60% des cas, les administrateurs d’ETI interrogés indiquent que dans les réunions de board, la sortie de crise est envisagée.

 Passé le choc des annonces, de l’arrêt partiel/total des activités, des problématiques de logistiques, d’approvisionnement, de paiement des loyers…, il est indispensable que le board en place suggère au dirigeant de commencer à réfléchir à la reprise de l’activité. Cet exercice aura le mérite de réfléchir sur des changements structurants et d’entrevoir le bout du tunnel.

 Le plan de reprise permet de :

 

  • Prévoir les processus de remise en route de son activité
  • Envisager l’organisation nécessaire au redémarrage
  • Prendre du recul sur le séquençage des sujets
  • Réfléchir sur des changements structurants

 Tout comme pour le PCA, le plan de reprise va appeler les actionnaires et les dirigeants à se préoccuper de l’aspect humain et de la reprise du travail par les collaborateurs. Et c’est sûrement avec la gestion du pilotage de la trésorerie, un des points les plus emblématiques et incontournables pour la stratégie de sortie de crise.

 Une étude menée par The Lancet au mois de mars 2020, sur les effets du confinement, met en évidence que la crise que nous traversons est d’ordre sociétal et qu’elle va impacter la santé mentale des individus. Nombreux vont donc être les salariés et dirigeants qui seront fragilisés tant d’un point de vue psychologique que financier, et qui auront besoin d’être accompagnés dans le retour au travail.

 Le plan de reprise est donc également une formidable occasion pour sortir des vieilles habitudes et s’interroger sur les nouveaux modes d’organisation du travail quand cela est possible, de réfléchir à la question du sens pour les collaborateurs et sur les meilleures façons de créer de l’engagement.

 

 Faire régulièrement des retours d’expériences (REX)

 Toute crise est l’occasion d’apprendre et de saisir des occasions de partager cette intelligence entre les administrateurs et advisors qui participent au board. Les actions prises pour faire face aux incertitudes auront des répercussions tant sur la gestion actuelle de la crise que sur la suite, dans le cas où elle serait amenée à durer plus longtemps. C’est en effet, en adoptant des attitudes propres à l’intelligence du risque que les effets négatifs peuvent être atténués et que l’entreprise pourra en sortir grandie.

 Il est donc pertinent, y compris dans les phases actuelles de mise en place du plan de continuité, comme dans celui de la reprise, de procéder régulièrement à des retours sur ce qui fonctionne plus ou moins bien.

 C’est en utilisant cette situation comme une occasion d’apprentissage que l’on pourra améliorer la réponse à la prochaine crise et améliorer la gestion du risque.

 

 Quelles bonnes pratiques dans le board pour augmenter la résilience de l’entreprise?

 Selon un article publié par Lansberg, Gersick et Associés sur leur portail consacré au COVID-19, pour que le dirigeant se sent soutenu dans la gestion du risque, le board devra adopter si possibles toutes les postures suivantes :

  • Stratégique : le board conseille et rassure les autres rapidement (actionnaires, direction, salariés clients, fournisseurs, etc.)
  • Proactivité : le board anticipe les besoins des différentes parties prenantes à mesure que la crise évolue et mobilise les ressources nécessaires. Il communique rapidement les nouvelles informations.
  • Constance : le board réaffirme les valeurs fondamentales de l’entreprise pour qu’elles soient respectées même en temps de stress organisationnel.
  • Flexibilité : le board équilibre les considérations à court et à long terme, utilise les ressources numériques si possible, maintient un contact, évolue au fil de la crise sur tous les sujets.
  • Capacité : le board dispose des pouvoirs nécessaires pour demander de l’information en interne et invite des intervenants extérieurs afin de soutenir l’entreprise pendant la crise.
  • Information : le board a accès en temps opportun à des renseignements objectifs sur la situation de l’entreprise et ses concurrents pendant la crise et partage ces informations avec les personnes concernées.
  • Préparation : le board s’assure que des protocoles et des plans sont en place et s’enquiert du déroulement de la crise actuelle.

 

 Comment vivez-vous la crise de votre côté ? Comment votre board vous soutient-il dans ce moment critique ? Sur quels aspects travaillez-vous pour sortir grandi de la crise ? Venez nous partager votre expérience, elle pourra aider d’autres dirigeants d’entreprises.