Une série d’ordonnances en date du 26 mars 2020 permettent, dans le contexte actuel de crise de Covid-19, d’adapter les règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales.

Qui est concerné par l’ordonnance ?

L’ordonnance vise :

  • Les sociétés civiles
  • Les sociétés commerciales (SAS, SA, SARL, SASU etc..)
  • Les GIE et GEIE
  • Les masses de porteurs de valeurs mobilières ou de titres financiers
  • Les coopératives
  • Les mutuelles, unions de mutuelles et fédérations de mutuelles,
  • Les sociétés d’assurance mutuelle et sociétés de groupe d’assurance mutuelle
  • Les organismes sans but lucratif

Cette liste n’est pas exhaustive.

Comment organiser la tenue des assemblées générales ?

  • Convocations pour les sociétés cotées : lorsque celles-ci sont tenues de convoquer par voie postale l’assemblée d’actionnaires, aucune nullité de l’assemblée ne sera encourue du seul fait que la convocation n’ait pu être réalisée dans les formes en raison de circonstances extérieures à la société.
  • Communication des documents et informations des actionnaires : sous réserve que la personne ait communiqué son adresse mail, et sans procédure préalable d’acceptation, les documents et informations peuvent être valablement communiqués par ce canal.
  • Participation et délibération des membres aux assemblées : l’ordonnance permet la tenue d’assemblées en huis clos lorsque celles-ci sont convoquées « en un lieu affecté à la date de la convocation ou à celle de la réunion par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires ».

Dans ce cas, les membres participent/votent à l’assemblée selon les autres modalités prévues par les textes (ex. vote à distance) ou selon les modalités prévues par l’ordonnance (visioconférence ou audioconférence permettant leur identification), et ce quel que soit l’objet de la décision sur laquelle l’assemblée est appelée à délibérer. Ces dispositions s’appliquent quelles que soient les clauses des statuts de la société.

Les membres des assemblées peuvent être consultés par écrit lorsque la loi le prévoit et ce sans qu’une clause statutaire ne soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s’y opposer. Cette possibilité est offerte quel que soit l’objet de la décision.

Enfin, il est à noter que cette ordonnance est applicable rétroactivement aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux tenues à compter du 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 2020. Ce délai pourra faire l’objet d’une prorogation par décret, sans pouvoir toutefois être étendu après le 30 novembre 2020.

Comment organiser son conseil d’administration ?

L’ordonnance du 26 mars simplifie également les règles de convocation, d’information, de réunion des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction des personnes morales.

Cela concerne donc les conseils d’administration, conseils de surveillance, et autres conseils/comités de direction de l’entreprise etc.

Sont réputés présents aux réunions des organes collégiaux, les membres qui y participent au moyen d’une visioconférence ou une audioconférence permettant leur identification et garantissant leur participation effective.

Cette faculté est ouverte, y compris si elle n’a pas été prévue dans les statuts et/ou un règlement intérieur et son utilisation ne pourra pas entrainer la nullité des décisions.

Comme dans le cas des assemblées générales, la consultation écrite est possible, toutefois elle doit être faite dans des conditions qui garantissent la collégialité dans la prise de décisions.